Steuer-Begriffe für Kanzleien

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisieren die Anforderungen aus AO §§ 145 bis 147 für digitale Buchführung. Kernanforderungen: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, zeitgerechte Buchungen, Ordnung, Unveränderbarkeit. Jede nachträgliche Änderung muss protokolliert sein. Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation pro Mandant ist Pflicht — sie beschreibt System, Datenflüsse und Kontrollen.

→ GoBD bei PrimeBalance

AO § 147 verpflichtet Steuerpflichtige, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege seit der Reform durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre (vorher zehn Jahre). Sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung sechs Jahre. Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Digitale Wiedergabe ist zulässig, wenn sie GoBD-konform jederzeit lesbar und maschinell auswertbar ist.

DATEV eG ist die Genossenschaft der Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte. Mit rund 40.000 Mitgliedern stellt sie die marktdominante Buchhaltungs- und Datenaustauschplattform für deutsche Kanzleien. Standardkontenrahmen (SKR03, SKR04, SKR49, IKR), Mandantenstammdaten und ELSTER-Zugänge laufen typischerweise über DATEV. PrimeBalance integriert nativ via DATEVconnect online (OAuth) und exportiert in CSV, KNE und ASCII — DATEV bleibt das System of Record.

→ DATEV-Integration

ELSTER (Elektronische Steuererklärung) ist das offizielle Übermittlungsverfahren der deutschen Finanzverwaltung. AO § 87a regelt elektronische Kommunikation mit Behörden; viele Erklärungen sind nach § 18 UStG und Einzelgesetzen verpflichtend elektronisch zu übermitteln. Authentifizierung erfolgt via Organisations- oder Mitarbeiter-Zertifikat. Die ERiC-Bibliothek validiert die Datensätze vor Abgabe. Quittungen (Transferticket) sind revisionssicher zu archivieren.

→ ELSTER-Übermittlung

UStG § 19 stellt Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei. Seit dem Jahressteuergesetz 2024 gelten neue Schwellenwerte: Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr maximal 25.000 Euro und im laufenden Kalenderjahr maximal 100.000 Euro (vorher 22.000 / 50.000 Euro). Kleinunternehmer dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen, haben keinen Vorsteuerabzug und sind grundsätzlich von der Voranmeldungspflicht befreit. Ein Verzicht ist möglich und bindet fünf Kalenderjahre.

UStG § 13b verlagert die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger. Anwendung u. a. bei Werklieferungen ausländischer Unternehmer (Abs. 2 Nr. 1), Bauleistungen (Nr. 4), Goldlieferungen, Mobilfunkgeräten ab 5.000 Euro und Gebäudereinigung. Bei Bauleistungen muss der Empfänger selbst nachhaltig Bauleistungen erbringen — nachgewiesen durch eine vom Finanzamt erteilte, auf drei Jahre befristete Bescheinigung. Der leistende Unternehmer stellt netto in Rechnung mit Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers".

Die EÜR nach EStG § 4 Abs. 3 ist eine vereinfachte Gewinnermittlung als "Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben". Zulässig für Steuerpflichtige, die nicht nach Handels- oder Steuerrecht buchführungspflichtig sind und freiwillig keine Bücher führen. Anwendung primär bei Freiberuflern und kleineren Gewerbetreibenden unter den HGB-Schwellenwerten. Anlage- und Umlaufvermögen werden in einem laufenden Verzeichnis dokumentiert; AfA, geringwertige Wirtschaftsgüter und Sammelposten sind weiterhin zu beachten.

EStG § 7g erlaubt KMU, bis zu 50 % der voraussichtlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten künftiger beweglicher Wirtschaftsgüter gewinnmindernd abzuziehen. Voraussetzungen: Gewinn im Jahr des Abzugs maximal 200.000 Euro, Gesamtbetrag der IABs pro Betrieb höchstens 200.000 Euro, Investitionsfrist drei Wirtschaftsjahre. Im Anschaffungsjahr ist der IAB gewinnerhöhend hinzuzurechnen, parallel können die Anschaffungskosten um bis zu 50 % herabgesetzt werden. Zusätzliche Sonderabschreibung von 40 % über fünf Jahre nach Abs. 5.

Anlage V der Einkommensteuererklärung erfasst Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung gemäß EStG § 21. Erfasst werden Mieteinnahmen aus unbeweglichem Vermögen (Grundstücke, Gebäude, Erbbaurechte), Vermietung von Sachinbegriffen, zeitlich begrenzte Rechteüberlassung und veräußerte Miet- und Pachtzinsforderungen. Werbungskosten sind voll abziehbar. Bei Vermietung unter 50 % der ortsüblichen Marktmiete erfolgt Aufteilung in entgeltlichen und unentgeltlichen Teil; ab 66 % gilt die Vermietung vollständig als entgeltlich.

EStG § 10d regelt den Verlustabzug. Negative Einkünfte werden bis 1.000.000 Euro (Ehegatten 2.000.000 Euro) in den unmittelbar vorangegangenen und zweiten vorangegangenen Veranlagungszeitraum zurückgetragen (Verlustrücktrag). Nicht ausgeglichene Verluste werden in folgenden Jahren bis 1.000.000 Euro unbeschränkt verrechnet, darüber bis zu 70 % des übersteigenden Gesamtbetrags der Einkünfte (Mindestbesteuerung). Der verbleibende Verlustvortrag wird zum Jahresende gesondert festgestellt.

GewStG § 8 rechnet bestimmte abgesetzte Beträge dem Gewinn aus Gewerbebetrieb wieder hinzu — soweit die Summe der Finanzierungsanteile den Freibetrag von 200.000 Euro übersteigt, ein Viertel der Summe. Erfasst werden u. a. Schuldzinsen (voll), Mieten und Pachten für bewegliche Wirtschaftsgüter (1/5, halbiert für Elektrofahrzeuge und Fahrräder), unbewegliche Wirtschaftsgüter (1/2), Rechteüberlassung (1/4), Renten und dauernde Lasten. Nicht-abziehbare Zuwendungen und Verlustanteile erhöhen ebenfalls den Gewerbeertrag.

Seit 01.01.2025 müssen B2B-Empfänger im Inland strukturierte E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 wird die Ausstellung schrittweise verpflichtend (Übergangsfristen je nach Vorjahresumsatz). Anerkannte Formate: XRechnung (KOSIT-konform, reines XML), ZUGFeRD 2.x (Hybrid PDF/A-3 mit eingebettetem XML) und Peppol BIS Billing 3.0 für grenzüberschreitenden Austausch. Eine PDF-Datei ohne strukturierte XML-Daten gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes.