Datenschutzerklärung

Stand: 8. Juli 2026

Die PrimeBalance UG (haftungsbeschränkt) („wir", „uns") nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre Daten erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unsere Website und unsere Dienste nutzen.

1. Von uns erhobene Daten

1.1 Personenbezogene Daten

Wir erheben personenbezogene Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen, unter anderem:

• Name und Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Anschrift)
• Firmenname und Position
• Zugangsdaten zum Konto
• Zahlungs- und Rechnungsdaten
• Ihre Kommunikation mit uns

1.2 Finanzdaten

Bei der Nutzung unserer Plattform können Sie Finanzdaten hochladen oder eingeben, darunter Buchungen, Rechnungen, Kontoauszüge und sonstige Finanzunterlagen. Diese Daten werden ausschließlich zur Erbringung unserer Leistungen für Sie verarbeitet.

1.3 Automatisch erhobene Daten

Beim Besuch unserer Website erheben wir automatisch bestimmte Informationen:

• IP-Adresse und Geräte-Kennungen
• Browsertyp und Betriebssystem
• Aufgerufene Seiten und Verweildauer
• Verweisende Website
• Klickverhalten und Interaktionen

2. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verwenden die erhobenen Daten für:

• die Bereitstellung und den Betrieb unserer Dienste
• die Abwicklung von Transaktionen und den Versand zugehöriger Informationen
• die Beantwortung Ihrer Anfragen und Support-Anliegen
• den Versand werblicher Mitteilungen (mit Ihrer Einwilligung)
• die Analyse der Nutzung zur Verbesserung unserer Dienste
• die Erkennung und Verhinderung von Betrug
• die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen

3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung (DSGVO)

Nach der DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten auf folgender Grundlage:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung, die zur Erbringung unserer Dienste erforderlich ist
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Verbesserung der Dienste, Betrugsprävention, Marketing
• Rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Einhaltung geltender Gesetze
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Werbliche Kommunikation und Cookies

4. Weitergabe von Daten

Wir geben Ihre Daten ggf. weiter an:

• Dienstleister: Google Cloud (Frankfurt/europe-west3 — Hosting und Infrastruktur), Stripe (Zahlungsabwicklung), Resend (transaktionale E-Mails), Google Vertex AI (KI-gestützte Dokumentenverarbeitung)
• Geschäftspartner: mit Ihrer Einwilligung, für integrierte Dienste
• Gesetzliche Anforderungen: wenn gesetzlich vorgeschrieben oder zum Schutz unserer Rechte
• Unternehmensübertragungen: im Zusammenhang mit Fusionen, Übernahmen oder Vermögensübertragungen

Wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte.

5. KI-gestützte Verarbeitung

Zur Unterstützung bei der Kategorisierung von Belegen und bei Buchungsvorschlägen können von Ihnen hochgeladene Finanzdaten (z. B. Belege und Rechnungen) mithilfe großer Sprachmodelle (Large Language Models) verarbeitet werden — derzeit Google Gemini, angesprochen über Google Vertex AI mit Hosting in der EU-Region, sowie Mistral AI (Verarbeitung in der EU, Paris) für Texterkennung (OCR) und semantische Suche (Embeddings). Für steuerrechtliche Recherchen nutzen wir zusätzlich den spezialisierten Recherchedienst TaxGraph (TaxGraph GmbH, München); übermittelt werden dabei steuerfachliche Rechercheanfragen, die im Einzelfall mandantenbezogene Sachverhaltsangaben enthalten können — die Verarbeitung erfolgt einschließlich Berufsgeheimnisträgervereinbarung (§ 203 StGB, § 62a StBerG) ausschließlich in der EU. Diese Verarbeitung erfolgt im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO); die zugelassenen Unterauftragsverarbeiter sind in Anlage 3 unseres AVV aufgeführt. PrimeBalance verwendet Ihre Daten nicht zum Training von KI-Modellen, und die Modellanbieter sind vertraglich verpflichtet, nicht mit Kundendaten zu trainieren. KI-generierte Vorschläge (z. B. Kontenzuordnungen) werden von Ihrer Kanzlei geprüft und bestätigt, bevor sie final übernommen werden — die Agenten von PrimeBalance übermitteln keine Meldungen oder Buchungen ohne menschliche Prüfung.

6. Webanalyse (OpenPanel)

Wir setzen auf dieser Website den Webanalysedienst OpenPanel der OpenPanel AB (Schweden) ein — ausschließlich nachdem Sie über den Cookie-Banner in die Kategorie „Analyse" eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). OpenPanel arbeitet ohne Cookies: Zur Wiedererkennung innerhalb eines Tages wird ein täglich rotierender, nicht rückrechenbarer Hash aus IP-Adresse, User-Agent und Projekt-Kennung gebildet; die IP-Adresse selbst wird unmittelbar verworfen und nicht gespeichert. Verarbeitet werden aufgerufene Seiten, Referrer, Browser- und Gerätetyp sowie die ungefähre Herkunftsregion.

Sämtliche Analysedaten werden ausschließlich auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gespeichert; eine Übermittlung in Drittländer findet im Regelbetrieb nicht statt. Die Einbindung erfolgt über unsere eigene Domain (First-Party-Proxy) — Ihr Browser stellt keine direkte Verbindung zu OpenPanel her. Mit der OpenPanel AB besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

7. Datensicherheit

Wir setzen dem Stand der Technik entsprechende Sicherheitsmaßnahmen ein, unter anderem:

• TLS-Verschlüsselung für Daten bei der Übertragung
• regelmäßige Sicherheitsaudits und Penetrationstests
• rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Multi-Faktor-Authentifizierung

8. Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Erbringung unserer Dienste und zur Erfüllung der in dieser Erklärung genannten Zwecke erforderlich ist. Finanzdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO aufbewahrt — acht Jahre für Belege, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse.

9. Ihre Rechte (DSGVO)

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anzufordern
• Berichtigung: unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren zu lassen
• Löschung: die Löschung Ihrer Daten zu verlangen („Recht auf Vergessenwerden")
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem portablen Format zu erhalten
• Einschränkung: die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken zu lassen
• Widerspruch: bestimmten Verarbeitungen zu widersprechen
• Widerruf der Einwilligung: eine zuvor erteilte Einwilligung zu widerrufen

Zur Ausübung dieser Rechte kontaktieren Sie uns unter privacy@prime-balance.de. Wir antworten innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

10. Internationale Datenübermittlung

Ihre Daten können in Länder außerhalb Ihres Wohnsitzstaats übermittelt und dort verarbeitet werden. Wir stellen sicher, dass angemessene Garantien bestehen, einschließlich der von der Europäischen Kommission genehmigten EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).

11. Datenschutz Minderjähriger

Unsere Dienste richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich personenbezogene Daten von Kindern.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie durch Veröffentlichung der aktualisierten Erklärung auf unserer Website und Aktualisierung des „Stand"-Datums.

13. Datenschutz-Kontakt

Für Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zu unserer Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutz-Kontakt (kein gemäß Art. 37 DSGVO bestellter Datenschutzbeauftragter):

14. Aufsichtsbehörde

Sollten wir Ihr Anliegen aus Ihrer Sicht nicht angemessen bearbeitet haben, haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren — insbesondere in dem EU-Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).