Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für alle Verträge zwischen der PrimeBalance UG (haftungsbeschränkt), Platz der Einheit 2, 60327 Frankfurt am Main (nachfolgend „Anbieter“, „wir“, „uns“) und dem Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung der KI-gestützten Software-as-a-Service-Plattform „PrimeBalance“ (nachfolgend „Plattform“).
§ 1 Geltungsbereich
(1) Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.
(2) Der Kunde ist Unternehmer im Sinne des § 14 BGB oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts. Die Plattform richtet sich ausschließlich an gewerbliche Nutzer. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind von der Nutzung ausgeschlossen.
(3) Diese AGB gelten auch für künftige Geschäftsbeziehungen, ohne dass der Anbieter nochmals auf sie hinweisen müsste.
§ 2 Vertragsgegenstand
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform PrimeBalance als Software-as-a-Service (SaaS) über das Internet zur Verfügung. Die Plattform ist eine KI-gestützte Workflow-Automationsplattform für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Kanzleien und Unternehmen im Finanz- und Rechnungswesen.
(2) Die Plattform umfasst insbesondere:
- KI-Agenten für Belegerkennung, Vollständigkeitsprüfung, Steueroptimierung, Buchungserstellung, Prüfung und Freigabe, Finalisierung, Auswertungen und die Vorbereitung von Übermittlungen sowie einen Assistenten, der die Arbeit im Chat koordiniert;
- vorgefertigte Prozessvorlagen, unter anderem für Monatsabschluss, Jahresabschluss, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Lohnabrechnung, Steuererklärungen (Einkommen-, Körperschaft-, Gewerbe- und Umsatzsteuer), Einnahmenüberschussrechnung, E-Bilanz und die Vorbereitung auf Betriebsprüfungen, sowie Zeitpläne für wiederkehrende Prozesse;
- den Export von Buchungsdaten im DATEV-Format (EXTF-Buchungsstapel), die Vorbereitung elektronischer Steuererklärungen (§ 10), den Import von Kontoauszügen und das Einlesen elektronischer Rechnungen (§ 12);
- weitere Funktionen: Lohnabrechnung (§ 11), Verwaltung offener Posten, einen Zugang für Mandanten des Kunden zur Einreichung von Belegen und zur Beantwortung von Rückfragen.
(3) Der konkrete Funktionsumfang ergibt sich aus der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung auf der Website des Anbieters (prime-balance.de) und aus dem gebuchten Tarif. Der Anbieter ist berechtigt, den Funktionsumfang zu erweitern und zu verbessern, solange der vertraglich vereinbarte Kernfunktionsumfang nicht wesentlich beeinträchtigt wird.
(4) Die Plattform wird auf Servern eines vom Anbieter beauftragten Infrastrukturdienstleisters (derzeit Google Cloud, Rechenzentrum Frankfurt am Main, EU) betrieben. Der Kunde erhält Zugang über das Internet mittels eines Webbrowsers.
§ 2a Keine Steuerberatung, berufsrechtliche Abgrenzung
(1) Die Plattform stellt keine Steuerberatung, keine Rechtsberatung und keine Wirtschaftsprüfung dar. Der Anbieter erbringt keine geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen im Sinne des § 3 StBerG. Die Plattform ist ein technisches Hilfsmittel, das den Kunden bei der Ausübung seiner beruflichen Tätigkeit unterstützt.
(2) Sämtliche von der Plattform generierten Ergebnisse, insbesondere automatisierte Buchungsvorschläge, Kontenzuordnungen, Steueroptimierungshinweise, Lohnabrechnungsberechnungen und Prüfhinweise (etwa zur Vorbereitung auf Betriebsprüfungen), sind ausschließlich als unverbindliche Entscheidungshilfen zu verstehen. Sie ersetzen nicht die fachliche Prüfung und Beurteilung durch den Kunden oder einen qualifizierten Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, alle von der Plattform generierten Ergebnisse vor deren Verwendung, Übermittlung oder Freigabe eigenverantwortlich auf fachliche Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen (Prüf- und Freigabepflicht). Dies gilt insbesondere für Buchungsvorschläge vor Übernahme in die Buchführung, Steuerberechnungen vor Einreichung bei Finanzbehörden, Lohnabrechnungen vor Auszahlung an Arbeitnehmer, zur Übermittlung vorbereitete Daten vor deren tatsächlicher Einreichung sowie BWA und sonstige Auswertungen vor Weitergabe an Dritte.
(4) Die endgültige Verantwortung für die Richtigkeit aller Buchungen, Steuererklärungen, Lohnabrechnungen und sonstigen fachlichen Entscheidungen verbleibt ausnahmslos beim Kunden.
§ 2b KI-gestützte Verarbeitung, Transparenzhinweis
(1) Die Plattform setzt zur Verarbeitung von Kundendaten Künstliche Intelligenz ein; ihre Agenten sind KI-Systeme. Sie nutzen Sprachmodelle von Drittanbietern (derzeit Google Gemini über Google Vertex AI in EU-Rechenzentren sowie Mistral AI mit Verarbeitung im Europäischen Wirtschaftsraum) und für steuerrechtliche Recherchen den Recherchedienst TaxGraph (TaxGraph GmbH; Rechenzentrum Frankfurt am Main).
(2) Die KI-Verarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen. Kundendaten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet.
(3) Für jeden Agentenlauf dokumentiert die Plattform die Arbeitsschritte, die verwendeten Werkzeuge und die vom System protokollierten Begründungen (Gedankenkette im Lauf-Dossier); der Kunde kann sie einsehen und exportieren. Liefert ein Vorschlag eine eigene Begründung (etwa im Bankabgleich), zeigt die Plattform sie an.
(4) Bei der Belegerkennung, beim Auslesen von Kontoauszügen und beim Bankabgleich ermittelt die Plattform Konfidenzwerte. Unterhalb fester Schwellenwerte markiert sie Ergebnisse zur Prüfung. Im Bankabgleich ordnet sie Zahlungen ab einer hohen Übereinstimmung automatisch zu und legt die übrigen Vorschläge zur Prüfung vor; automatische Zuordnungen bleiben korrigierbar.
(5) Übermittlungen an Dritte (DATEV, Finanzverwaltung) setzen eine Freigabe durch eine berechtigte Person voraus; das Vier-Augen-Prinzip kann der Kunde in den Einstellungen zuschalten. In Prozessen, die der Kunde startet, können Agenten Buchungen anlegen und Nachrichten an Mandanten des Kunden versenden, etwa Rückfragen zu Belegen; beides ist im Prozessprotokoll nachvollziehbar. Nachrichten, die ein Agent an Mandanten des Kunden versendet, kennzeichnet die Plattform als von einem KI-Assistenten im Auftrag des Kunden erstellt (Art. 50 Abs. 1 der Verordnung (EU) 2024/1689). E-Mails, PDF- und Excel-Dokumente sowie die Protokolle von Agentenläufen als PDF, JSON oder XML, die von Agenten erzeugten Text enthalten, versieht die Plattform zusätzlich mit maschinenlesbaren Angaben zur KI-Herkunft, etwa in Kopfzeilen und Dokument-Eigenschaften (Art. 50 Abs. 2 der Verordnung).
§ 2c Early-Access-Bestimmungen
(1) Die Plattform befindet sich derzeit im Early-Access-Stadium. Der Funktionsumfang kann sich bis zur allgemeinen Verfügbarkeit (General Availability, „GA“) ändern. Funktionen können hinzugefügt, geändert oder vorübergehend eingeschränkt werden.
(2) Der Anbieter wird den Kunden über wesentliche Änderungen am Funktionsumfang informieren. Wesentliche Einschränkungen gegenüber dem zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehenden Funktionsumfang berechtigen den Kunden zur Sonderkündigung mit einer Frist von 14 Tagen.
(3) Während des Early-Access-Stadiums gelten eingeschränkte Verfügbarkeitsgarantien gemäß § 4. Ein Anspruch des Kunden auf einen bestimmten Zeitpunkt des Übergangs zur GA besteht nicht.
(4) Die Bestimmungen dieses § 2c entfallen automatisch mit dem Übergang der Plattform zur allgemeinen Verfügbarkeit, den der Anbieter dem Kunden in Textform mitteilt.
§ 3 Vertragsschluss und Registrierung
(1) Der Nutzungsvertrag kommt zustande, wenn der Kunde die Registrierung auf der Plattform abschließt; dabei weist die Plattform auf diese AGB hin, und der Anbieter speichert, welche Fassung der Kunde zu welchem Zeitpunkt akzeptiert hat. Ein entgeltliches Abonnement kommt zustande, wenn der Kunde im Bestellvorgang der Plattform einen Tarif bucht oder ein individuelles Angebot des Anbieters annimmt.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung vollständige und wahrheitsgemäße Angaben zu machen. Änderungen sind dem Anbieter unverzüglich mitzuteilen.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.
(4) Der Kunde haftet für sämtliche Aktivitäten, die über seinen Account vorgenommen werden, es sei denn, er hat den Missbrauch nicht zu vertreten.
§ 4 Leistungsumfang und Verfügbarkeit
(1) Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit der Plattform, garantiert jedoch während des Early-Access-Stadiums (§ 2c) keine unterbrechungsfreie Nutzung.
(2) Hiervon ausgenommen sind insbesondere:
- geplante Wartungsarbeiten, die der Anbieter angemessen im Voraus ankündigt;
- Störungen, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (höhere Gewalt, Störungen beim Infrastrukturdienstleister, Internetausfälle, DDoS-Angriffe);
- Störungen, die durch den Kunden oder durch Dritte verursacht werden;
- Nichtverfügbarkeit oder eingeschränkte Verfügbarkeit von KI-Modell-APIs der Drittanbieter, soweit der Anbieter diese nicht zu vertreten hat.
(3) Der Anbieter sichert die Datenbank der Plattform täglich und kann sie auf jeden Zeitpunkt der letzten sieben Tage wiederherstellen.
(4) Support erfolgt per E-Mail (contact@prime-balance.de) während der Geschäftszeiten. Der Anbieter bemüht sich um eine zeitnahe Erstreaktion.
§ 5 Nutzungsrechte
(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein nicht ausschließliches, nicht übertragbares, nicht unterlizenzierbares Recht ein, die Plattform im Rahmen dieser AGB bestimmungsgemäß zu nutzen.
(2) Der Kunde darf die Plattform für eigene geschäftliche Zwecke sowie im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit als Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Buchhalter zur Verarbeitung von Mandantendaten nutzen. Eine Weiterveräußerung des Zugangs oder eine Nutzung zugunsten nicht berechtigter Dritter ist nicht gestattet, es sei denn, der Anbieter hat dem ausdrücklich zugestimmt.
(3) Der Kunde darf die Plattform nicht:
- dekompilieren, disassemblieren oder zurückentwickeln (Reverse Engineering), es sei denn, dies ist nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften (§§ 69d, 69e UrhG) erlaubt;
- kopieren, vervielfältigen oder in anderer Weise verbreiten;
- für rechtswidrige Zwecke nutzen;
- in einer Weise nutzen, die die Funktionsfähigkeit der Plattform oder die Nutzung durch andere Kunden beeinträchtigt;
- automatisierte Zugriffe (Scraping, Bots) durchführen.
(4) Alle Rechte an der Plattform, einschließlich Quellcode, Algorithmen, KI-Agenten-Konfigurationen, Prompt-Bibliotheken, Datenstrukturen, Benutzeroberfläche und Dokumentation, verbleiben ausschließlich beim Anbieter. Der Kunde erwirbt kein Eigentum an der Plattform.
§ 6 Preise und Zahlungsbedingungen
(1) Es gelten die Preise der Preisübersicht unter prime-balance.de/pricing zum Zeitpunkt der Buchung. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer.
(2) Die Tarife Solo und Kanzlei bestehen aus einer monatlichen Grundgebühr und einer Gebühr je aktivem Mandat, die mit der Zahl der aktiven Mandate gestaffelt sinkt. Ein Mandat ist in einem Kalendermonat aktiv, wenn für es in diesem Monat mindestens ein Agenten-Prozess abgeschlossen wurde oder läuft; Gespräche im Chat, abgebrochene oder gescheiterte Prozesse und Mandate ohne Prozesse zählen nicht. Für Zusatzmodule gelten die in der Preisübersicht genannten Entgelte und Abrechnungsanlässe. Für den Tarif Enterprise gilt die individuelle Vereinbarung.
(3) Die Grundgebühr wird monatlich im Voraus berechnet, die Gebühren je aktivem Mandat und für Zusatzmodule monatlich im Nachhinein. Der Abrechnungszeitraum beginnt mit dem Tag der Buchung. Die Entgelte werden mit Rechnungsstellung fällig.
(4) Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte oder mit anderen im Bestellvorgang angebotenen Zahlungsarten über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Limited (Irland). Der Kunde ermächtigt den Anbieter, die fälligen Entgelte vom hinterlegten Zahlungsmittel einzuziehen.
(5) Kommt der Kunde mit der Zahlung in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB) zu berechnen. Die Geltendmachung eines weitergehenden Verzugsschadens bleibt vorbehalten.
(6) Schlägt eine Zahlung fehl, informiert der Anbieter den Kunden in Textform und räumt ihm eine Frist von mindestens sieben Tagen zur Zahlung ein. Nach fruchtlosem Ablauf darf der Anbieter den Leistungsumfang bis zum vollständigen Ausgleich einschränken; der Zugriff auf die gespeicherten Daten und ihr Export bleiben möglich. Die Zahlungspflicht bleibt unberührt.
(7) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von drei Monaten zum Ende eines Abrechnungszeitraums zu ändern. Der Kunde hat in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht mit einer Frist von 30 Tagen zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung.
(8) Der Kunde kann gegen Forderungen des Anbieters nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenforderungen aufrechnen.
§ 6a Kostenlose Zugänge
(1) Auf Anfrage kann der Anbieter der Kanzlei ein kostenloses Testkonto freischalten. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht. Die Freischaltung erfolgt durch Mitteilung in Textform.
(2) Das Testkonto umfasst alle Prozesse der Plattform; die Zahl der Nutzer und Mandate ist nicht begrenzt. Für einzelne Funktionen kann der Anbieter Kontingente festlegen, etwa für steuerrechtliche Recherchen. Das Testkonto ist unentgeltlich und begründet kein Abonnement und keine Zahlungspflicht.
(3) Der Kunde kann das Testkonto jederzeit durch Mitteilung in Textform beenden. Der Anbieter kann das Testkonto mit einer Frist von 30 Tagen in Textform beenden oder befristen, bei Missbrauch oder bei Verstößen gegen diese AGB auch fristlos. Vor dem Ende kann der Kunde seine Daten nach § 7 exportieren.
(4) Der Wechsel in einen regulären Tarif ist jederzeit möglich. Ab dem Wechsel gelten die Bedingungen des gewählten Tarifs nach § 6.
(5) Auch im Testkonto gelten die Regelungen zu Auftragsverarbeitung und Verschwiegenheit uneingeschränkt.
(6) Für sofort nutzbare Testzugänge mit Beispieldaten gelten die Absätze 2, 3 und 5 entsprechend; der Anbieter kann einen solchen Testzugang jederzeit beenden. In einem Testzugang sollen keine echten Mandantendaten verarbeitet werden.
§ 7 Daten des Kunden
(1) Der Kunde bleibt alleiniger Eigentümer und datenschutzrechtlich Verantwortlicher für alle Daten, die er in die Plattform eingibt oder über die Plattform verarbeiten lässt (nachfolgend „Kundendaten“). Dies umfasst insbesondere Finanzdaten, Buchhaltungsdaten, Mandantendaten, Lohndaten, Steuerdaten und Belege.
(2) Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, die Kundendaten ausschließlich zum Zweck der Vertragserfüllung zu verarbeiten, zu speichern und an die in der Plattform integrierten Dienste zu übermitteln. Dies schließt die Übermittlung von Kundendaten an KI-Modell-Anbieter (derzeit Google Gemini über Google Vertex AI in der EU sowie Mistral AI im Europäischen Wirtschaftsraum) und an den steuerrechtlichen Recherchedienst TaxGraph (TaxGraph GmbH; Rechenzentrum Frankfurt am Main) zum Zweck der Verarbeitung im Rahmen der KI-Agenten ein.
(3) Der Anbieter wird Kundendaten nicht für eigene Zwecke auswerten, insbesondere nicht für Werbezwecke, Profiling oder das Training von KI-Modellen. Eine Nutzung anonymisierter und aggregierter Daten für statistische Auswertungen und Produktverbesserung ist zulässig, soweit ein Rückschluss auf den Kunden oder dessen Mandanten ausgeschlossen ist.
(4) Der Anbieter verarbeitet Kundendaten grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union. Soweit Dienstleister außerhalb der EU eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (Art. 45 DSGVO) oder von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO); Einzelheiten nennt Anlage 3 des Auftragsverarbeitungsvertrags.
(5) Der Kunde kann seine Daten während der Vertragslaufzeit und nach Vertragsende in den in der Plattform bereitgestellten Formaten exportieren (unter anderem DATEV-Format, CSV, XML und JSON). Nach Vertragsende bleibt der Zugang zum Lesen und Exportieren erhalten. Verlangt der Kunde die Löschung, löscht der Anbieter die Kundendaten innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht des Anbieters entgegensteht; Datenbanksicherungen werden spätestens sieben Tage danach überschrieben. Ohne Verlangen des Kunden darf der Anbieter Kundendaten nach Vertragsende löschen, nachdem er dies mindestens 30 Tage vorher in Textform angekündigt hat. Die Aufbewahrung nach § 147 AO und § 257 HGB obliegt dem Kunden.
(6) Wechsel des Anbieters (Art. 23 bis 31 der Verordnung (EU) 2023/2854, Data Act): Der Kunde kann jederzeit in Textform verlangen, zu einem anderen Anbieter oder auf eine eigene Infrastruktur zu wechseln. Die Kündigungsfrist für den Wechsel beträgt höchstens zwei Monate; der Kunde kann mit dem Verlangen kündigen oder den Vertrag fortsetzen. Übertragbar sind alle Daten, die der Kunde eingegeben oder durch die Nutzung der Plattform erzeugt hat, einschließlich der zugehörigen Metadaten, in den Formaten nach Absatz (5); nicht erfasst sind Werke und Geschäftsgeheimnisse des Anbieters (etwa Programmcode, Prozessvorlagen und Anweisungen an die KI-Modelle). Der Anbieter unterstützt den Wechsel nach Ablauf der Kündigungsfrist innerhalb einer Übergangsfrist von höchstens 30 Tagen; ist das technisch nicht möglich, teilt er dies innerhalb von 14 Werktagen nach dem Verlangen mit und nennt eine Übergangsfrist von höchstens sieben Monaten. Nach der Übergangsfrist stehen die Daten mindestens 30 weitere Tage zum Abruf bereit; danach löscht der Anbieter sie nach Absatz (5) vollständig. Für den Wechsel und den Datenexport erhebt der Anbieter keine Entgelte.
§ 8 Datenschutz und Auftragsverarbeitung
(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden im Sinne des Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten ergeben sich aus dem gesondert abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), den der Kunde in der Anwendung unter Einstellungen → Daten & Compliance → GoBD & Compliance auf seine Kanzlei personalisiert anfordert. Näheres regeln die Datenschutzerklärungen der Website und der Anwendung.
(2) Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Kundendaten nach dem Stand der Technik (Art. 32 DSGVO), insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und im Ruhezustand, Zugangskontrollen, rollenbasierte Berechtigungen (RBAC), Mandantentrennung auf Datenbankebene und Protokollierung von Änderungen. Die Einzelheiten beschreibt Anlage 2 des AVV.
(3) Der Anbieter wird den Kunden unverzüglich, spätestens innerhalb von 24 Stunden nach Bekanntwerden, informieren, wenn ihm eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (Data Breach) bekannt wird; Einzelheiten regelt § 7 des AVV.
§ 9 GoBD-Konformität
(1) Der Anbieter hat die Plattform so gestaltet, dass sie die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) unterstützt. Hierzu setzt die Plattform insbesondere eine Festschreibung von Buchungen ein (Korrekturen durch Storno statt Überschreiben, Sperre abgeschlossener Perioden), kryptografisches Hashing zur Integritätssicherung abgeschlossener Prozesse sowie Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO (acht Jahre für Buchungsbelege, zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse); das Archiv löscht nicht selbsttätig.
(2) Die Verantwortung für die ordnungsmäßige Buchführung und die Einhaltung der GoBD liegt beim Kunden. Die Plattform ist ein Hilfsmittel, das den Kunden bei der Einhaltung unterstützt, jedoch die Verantwortung des Kunden nicht ersetzt.
(3) Der Anbieter stellt Unterlagen zur Verfahrensdokumentation bereit, derzeit für die Vorbereitung von Steuererklärungen (ELSTER) als PDF in der Plattform, und beschreibt auf Anfrage weitere Verfahren der Plattform. Der Kunde ist verpflichtet, diese in seine eigene Verfahrensdokumentation zu integrieren und um die unternehmensspezifischen Prozesse zu ergänzen.
§ 10 ELSTER-Vorbereitung
(1) Die Plattform unterstützt die Vorbereitung der elektronischen Übermittlung von Steuerdaten an die Finanzverwaltung (ELSTER). Die Übermittlung aus der Plattform heraus ist derzeit nicht freigeschaltet; die Plattform erstellt und prüft die Übermittlungsdaten, die Einreichung erfolgt außerhalb der Plattform durch den Kunden.
(2) Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit und Vollständigkeit aller über die Plattform vorbereiteten und übermittelten Daten. Der Kunde ist verpflichtet, die Daten vor jeglicher Weiterverwendung sorgfältig zu prüfen.
(3) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die aus der Übermittlung inhaltlich unrichtiger oder unvollständiger Steuerdaten resultieren, es sei denn, die Unrichtigkeit beruht auf einem technischen Fehler der Plattform, den der Anbieter zu vertreten hat.
(4) Der Anbieter dokumentiert jeden Vorbereitungsvorgang mit Zeitstempel und Status. Diese Dokumentation wird dem Kunden in der Plattform bereitgestellt.
§ 11 Lohnabrechnung
(1) Die Plattform unterstützt die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen einschließlich der Berechnung von Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer und Sozialversicherungsbeiträgen nach den in der Plattform hinterlegten amtlichen Berechnungsvorschriften (derzeit für das Jahr 2026).
(2) Der Kunde ist allein verantwortlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der in die Plattform eingegebenen Stamm- und Bewegungsdaten der Arbeitnehmer (insbesondere Steuerklasse, Kirchensteuermerkmal, Sozialversicherungsstatus, Bruttovergütung). Sachverhalte, die die Plattform nicht berücksichtigt (etwa Sonderzahlungen, geldwerte Vorteile oder Abwesenheiten), hat der Kunde gesondert zu prüfen und zu berücksichtigen.
(3) Der Anbieter haftet nicht für fehlerhafte Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die auf unrichtige, unvollständige oder nicht aktualisierte Eingabedaten des Kunden zurückzuführen sind.
(4) Es obliegt dem Kunden, die von der Plattform berechneten Lohn- und Gehaltsabrechnungen vor der Auszahlung an Arbeitnehmer und vor der Meldung an Sozialversicherungsträger und Finanzbehörden auf fachliche Richtigkeit zu prüfen.
§ 12 E-Invoicing
(1) Die Plattform liest elektronische Rechnungen in den Formaten XRechnung (UBL und CII) und ZUGFeRD/Factur-X ein und übernimmt sie in die Verwaltung offener Posten.
(2) Der Anbieter passt die Plattform an die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern (§ 14 UStG) an, soweit sie den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang betreffen, und informiert den Kunden über erforderliche Anpassungen in dessen Nutzung der Plattform.
§ 13 Pflichten des Kunden
(1) Der Kunde ist verpflichtet, die Plattform nur im Rahmen der geltenden Gesetze zu nutzen. Er stellt sicher, dass die von ihm eingegebenen Daten rechtmäßig erhoben und verarbeitet werden.
(2) Der Kunde ist für die Sicherung seiner eigenen Daten verantwortlich. Der Anbieter empfiehlt regelmäßige Exporte der Daten.
(3) Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich über Fehler, Störungen oder Sicherheitslücken der Plattform zu informieren.
(4) Der Kunde stellt sicher, dass er über die erforderlichen Rechte an den Daten verfügt, die er in die Plattform eingibt, einschließlich der erforderlichen datenschutzrechtlichen Grundlagen für die Verarbeitung von Mandantendaten. Er stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die aufgrund einer rechtswidrigen Nutzung der Plattform oder einer Verletzung von Rechten Dritter durch den Kunden entstehen.
(5) Der Kunde stellt sicher, dass die Zugangsdaten zur Plattform nur berechtigten Personen zugänglich gemacht werden und dass die Rollenzuweisung innerhalb der Plattform den internen Zuständigkeiten des Kunden entspricht.
§ 14 Haftung
(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer fahrlässigen oder vorsätzlichen Pflichtverletzung des Anbieters beruhen, sowie für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters beruhen.
(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
(3) Die Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn und Datenverlust ist bei einfacher Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
(4) Die Gesamthaftung des Anbieters für Schäden aus dem Vertragsverhältnis ist, mit Ausnahme der Fälle nach Absatz (1), begrenzt auf die Summe der vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlten Vergütung, mindestens jedoch auf 10.000,00 €.
(5) Die KI-Agenten liefern Entwürfe und Vorschläge, insbesondere Buchungsvorschläge, Kontenzuordnungen, Kategorisierungen, Steueroptimierungshinweise, Lohnabrechnungsberechnungen und Prüfhinweise, die der Kunde nach § 2a Abs. 3 prüft und freigibt. Der Anbieter schuldet die sorgfältige Bereitstellung dieser Funktionen nach dem Stand der Technik, nicht ein bestimmtes fachliches Ergebnis im Einzelfall. Hat der Kunde seine Prüf- und Freigabepflicht verletzt, ist dies bei der Haftung nach den Absätzen (1) bis (4) als Mitverschulden zu berücksichtigen (§ 254 BGB).
(6) Für Schäden durch eine Unterbrechung der Internetverbindung des Kunden, fehlerhafte Browser oder mangelhafte Endgeräte des Kunden sowie durch die Nichtverfügbarkeit von KI-Modell-APIs der Drittanbieter haftet der Anbieter nur, soweit er sie zu vertreten hat; die Absätze (1) bis (4) bleiben unberührt.
(7) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der Mitarbeiter, Vertreter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters. Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.
§ 15 Gewährleistung
(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Plattform im Wesentlichen den in der Leistungsbeschreibung beschriebenen Funktionsumfang bietet. Während des Early-Access-Stadiums gelten die Einschränkungen nach § 2c.
(2) Der Kunde ist verpflichtet, Mängel unverzüglich nach Entdeckung in Textform anzuzeigen und dabei den Mangel so genau wie möglich zu beschreiben, einschließlich der Schritte zur Reproduktion.
(3) Der Anbieter wird angezeigte Mängel innerhalb angemessener Frist beseitigen. Der Anbieter ist berechtigt, nach seiner Wahl den Mangel zu beheben oder eine Umgehungslösung bereitzustellen, die den Mangel in seinen Auswirkungen auf den Kunden beseitigt.
(4) Unerhebliche Abweichungen von der Leistungsbeschreibung stellen keinen Mangel dar. Die Gewährleistung entfällt, soweit der Mangel auf eine missbräuchliche oder nicht bestimmungsgemäße Nutzung der Plattform durch den Kunden zurückzuführen ist.
§ 16 Vertragslaufzeit und Kündigung
(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann ein Abonnement jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen, in der Plattform (Einstellungen, Abrechnung) oder in Textform. Ist eine Mindestlaufzeit individuell vereinbart, ist die Kündigung frühestens zu deren Ende möglich. Den unentgeltlichen Nutzungsvertrag kann der Kunde jederzeit in Textform kündigen. Der Anbieter kann mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen.
(2) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Kunde mit der Zahlung trotz Mahnung und angemessener Nachfristsetzung mehr als 30 Tage in Verzug ist, der Kunde die Plattform in schwerwiegender Weise missbräuchlich nutzt, über das Vermögen einer Partei ein Insolvenzverfahren eröffnet oder mangels Masse abgelehnt wird, oder der Kunde wiederholt und trotz Abmahnung gegen die Prüf- und Freigabepflicht nach § 2a Abs. 3 verstößt.
(3) Kündigungen in Textform richtet der Kunde an contact@prime-balance.de.
(4) Nach Vertragsende gilt § 7 Abs. 5.
§ 17 Geheimhaltung
(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle vertraulichen Informationen der jeweils anderen Partei, die sie im Rahmen des Vertragsverhältnisses erhalten, vertraulich zu behandeln und nur zum Zweck der Vertragserfüllung zu verwenden.
(2) Diese Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die öffentlich bekannt sind oder werden (ohne Verschulden der empfangenden Partei), die der empfangenden Partei bereits vor Erhalt bekannt waren, die von einem Dritten ohne Verstoß gegen eine Geheimhaltungspflicht offengelegt werden, oder deren Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben ist.
(3) Die Geheimhaltungspflicht besteht über das Vertragsende hinaus für einen Zeitraum von drei Jahren fort.
§ 18 Änderung der AGB
(1) Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern. Änderungen, die Hauptleistungspflichten, Preise, Laufzeit, Kündigung oder Haftung betreffen, werden nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden wirksam; die Plattform holt die Zustimmung vor der weiteren Nutzung ein und speichert sie je Fassung.
(2) Andere Änderungen, die ausschließlich zwingende gesetzliche oder behördliche Vorgaben umsetzen, technische oder organisatorische Abläufe ohne Nachteil für den Kunden betreffen oder für den Kunden ausschließlich vorteilhaft sind, teilt der Anbieter mindestens 30 Tage vor Inkrafttreten in Textform mit. Sie gelten als angenommen, wenn der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Mitteilung widerspricht; auf diese Folge weist die Mitteilung gesondert hin. Bis zum Inkrafttreten kann der Kunde den Vertrag fristlos kündigen.
(3) Stimmt der Kunde einer Änderung nach Absatz (1) nicht zu oder widerspricht er einer Änderung nach Absatz (2), besteht der Vertrag zu den bisherigen Bedingungen fort. Beide Parteien können ihn in diesem Fall mit einer Frist von 30 Tagen zum Ende eines Abrechnungszeitraums kündigen.
§ 19 Höhere Gewalt
(1) Keine Partei haftet für die Nichterfüllung oder verspätete Erfüllung ihrer Verpflichtungen, soweit diese auf Umstände zurückzuführen ist, die außerhalb ihrer zumutbaren Kontrolle liegen (höhere Gewalt). Hierzu zählen insbesondere Naturkatastrophen, Epidemien, Pandemien, Krieg, Terrorismus, Aufstände, Embargo, Sanktionen, behördliche Anordnungen, Streik, Aussperrung, Ausfall von Telekommunikationsnetzen oder Energieversorgung sowie die Nichtverfügbarkeit von KI-Modell-APIs aufgrund von Maßnahmen der KI-Modell-Anbieter, die der Anbieter nicht zu vertreten hat.
(2) Die betroffene Partei wird die andere Partei unverzüglich über das Eintreten und voraussichtliche Ende des Ereignisses höherer Gewalt informieren.
§ 20 Referenz
Der Anbieter darf den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenzkunden nennen.
§ 21 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).
(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Frankfurt am Main, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hierdurch nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzliche Regelung.
(4) Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen, sofern die berechtigten Interessen des Kunden gewahrt bleiben. Der Kunde wird über eine solche Übertragung in Textform informiert.
(5) Mündliche Nebenabreden bestehen nicht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform.
Kontakt
Für Fragen zu diesen AGB:
PrimeBalance UG (haftungsbeschränkt)
E-Mail: contact@prime-balance.de
Anschrift: Platz der Einheit 2, 60327 Frankfurt am Main, Deutschland