E-Rechnungspflicht ab 2027: Der Stufenplan und die Kanzlei-Checkliste

Stufenplan: Wer muss wann?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber einen klaren Zeitplan für die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich vorgegeben. Empfangen müssen seit dem 01.01.2025 alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer und Vermieter mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen. Die Pflicht zum Versand wird gestaffelt eingeführt.

• Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer (B2B). Die Empfangsfähigkeit ist der erste Schritt — kein Mandant darf eine eingehende E-Rechnung noch ablehnen.
• Bis 31.12.2026: Übergangsregel. Papierrechnungen sind in der Ausgangsrechnung weiterhin zulässig, PDF-Rechnungen und andere elektronische Formate mit Zustimmung des Empfängers.
• Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 Euro. PDF und Papier sind in dieser Gruppe nicht mehr zulässig.
• Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmer im B2B (außer Kleinunternehmer nach § 19 UStG, sofern dort keine Pflicht besteht).

Quellen:
Wachstumschancengesetz — BGBl. 2024 I Nr. 108 (Wachstumschancengesetz) (Quelle)
§ 14 UStG — § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (Quelle)
§ 27 UStG — § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen zur Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen 2025 bis 2027) (Quelle)
BMF-Schreiben E-Rechnung — BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses) (Quelle)

Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?

Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: ein PDF ist im Sinne der neuen Pflicht keine E-Rechnung. Es ist eine "sonstige Rechnung" und während der Übergangsphase noch zulässig — aber ab 2027 nicht mehr für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab 2028 grundsätzlich auch nicht mehr für alle übrigen.

Das strukturierte Format basiert auf dem europäischen Norm-Standard EN 16931, dessen technische Spezifikation in CEN/TS 16931 dokumentiert ist. Zulässig ist jedes strukturierte Format, das der EN 16931 entspricht; in Deutschland gibt es dafür die nationalen Formate XRechnung und ZUGFeRD. Unter bestimmten Voraussetzungen sind auch zwischen den Parteien vereinbarte Formate wie EDI zulässig.

Quellen:
§ 14 UStG — § 14 Abs. 1 UStG (Begriff der E-Rechnung und der sonstigen Rechnung, Anforderungen an das strukturierte Format) (Quelle)
Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 — Durchführungsbeschluss (EU) 2017/1870 der Kommission vom 16.10.2017 (Fundstelle der europäischen Norm EN 16931-1:2017 und der Liste von Syntaxen CEN/TS 16931-2:2017) (Quelle)
BMF-Schreiben E-Rechnung — BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Abschnitt 14.1 UStAE) (Quelle)

Die gängigen Formate

XRechnung und ZUGFeRD beruhen auf der Normenreihe EN 16931. ZUGFeRD zählt nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ab Version 2.0.1 zu den zulässigen Formaten, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Peppol BIS Billing 3.0 baut ebenfalls auf der EN 16931 auf. Welches zulässige Format verwendet wird, klären Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger zivilrechtlich untereinander.

• XRechnung — reines XML-Format. Standard der ERechV für Rechnungen an die Bundesverwaltung, dort seit 27.11.2020 Pflicht; Länder und Kommunen regeln das eigenständig. Im B2B zulässig, aber für Mandanten ohne ERP-System unhandlich, weil ohne PDF-Vorschau.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Mandanten ideal, weil das PDF visuell wie eine traditionelle Rechnung aussieht und gleichzeitig maschinell verarbeitbar ist. Nicht als E-Rechnung genügen nach dem BMF-Schreiben die Profile MINIMUM und BASIC-WL; geeignet sind die übrigen Profile, etwa BASIC, EN 16931 und EXTENDED.
• Peppol BIS Billing 3.0 — internationaler Standard für die Übertragung über das Peppol-Netzwerk. Relevant für grenzüberschreitende EU-Rechnungen und für Mandanten, die ohnehin Peppol nutzen. Wie die XRechnung baut es auf der EN 16931 auf, ist aber nicht identisch: Die XRechnung berücksichtigt zusätzlich nationale Besonderheiten.

Quellen:
BMF-Schreiben E-Rechnung — BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Abschnitt 14.1 Abs. 11–15 UStAE: XRechnung, hybrides Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL) (Quelle)
§ 4 ERechV — § 4 Abs. 1 ERechV (Datenaustauschstandard XRechnung bei Rechnungen an die Bundesverwaltung), § 3 Abs. 1 i. V. m. § 11 Abs. 3 ERechV (Pflicht zur elektronischen Rechnung ab 27.11.2020) (Quelle)

Empfangspflicht: was Mandanten heute schon vorbereiten müssen

Auch wenn der Versand für die meisten Mandate erst 2027 oder 2028 verbindlich wird — die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Eine Kanzlei sollte für jeden Mandanten klären:

Erstens, die E-Mail-Adresse für den Empfang: typischerweise eine dedizierte Adresse wie rechnungen@mandant.de, die strukturiert ausgelesen werden kann. Ein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen schreibt das BMF-Schreiben nicht vor; eine dedizierte Adresse erleichtert aber die strukturierte Auslese und die Dokumentation des Eingangs.

Zweitens, die Verarbeitungspipeline: eingehende E-Rechnungen müssen geöffnet, validiert, gegen die zugrundeliegende Lieferung oder Leistung geprüft, in die Buchhaltung übernommen und revisionssicher archiviert werden. Bei niedrigen Belegmengen geht das manuell; mit steigender Zahl an Eingangsrechnungen lohnt sich Automatisierung.

Drittens, die Aufbewahrung: § 147 AO und § 14b UStG gelten auch für E-Rechnungen. Acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen seit dem 01.01.2025 (vorher zehn). Entscheidend: das strukturierte Format muss erhalten bleiben — eine PDF-Konvertierung allein ist nicht ausreichend, das XML muss revisionssicher mit-archiviert werden.

Quellen:
BMF-Schreiben E-Rechnung — BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE: Empfangspflicht, kein gesondertes E-Mail-Postfach erforderlich; Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE: Aufbewahrung zumindest des strukturierten Teils) (Quelle)
§ 14b UStG — § 14b Abs. 1 UStG (Aufbewahrung von Rechnungen: acht Jahre) (Quelle)
§ 147 AO — § 147 Abs. 3 AO (Aufbewahrungsfristen) (Quelle)

Versandpflicht: was Mandanten ab 2027/2028 bereitstellen müssen

Mandanten mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab 01.01.2027 Rechnungen an andere inländische Unternehmer grundsätzlich als E-Rechnung ausstellen; bis 31.12.2027 bleibt mit Zustimmung des Empfängers auch das EDI-Verfahren zulässig. Dafür müssen drei Bausteine vorhanden sein.

Erstens, ein Rechnungssystem, das E-Rechnungen in einem zulässigen Format erzeugt. Etabliertes ERP (SAP, DATEV Auftragswesen, Lexware Office) leistet das in der Regel ab spezifischen Versionen — die Kanzlei sollte jetzt die Versionsstände der Mandanten erheben.

Zweitens, eine Versandinfrastruktur. E-Mail mit XML-Anhang (XRechnung) oder PDF/A-3 (ZUGFeRD) ist zulässig. Für Peppol BIS Billing 3.0 ist ein Peppol-Access-Point Voraussetzung. Mehrere Anbieter stellen diesen als Service bereit.

Drittens, ein Validierungsschritt vor dem Versand. Die Datei muss den technischen Vorgaben des gewählten Formats entsprechen. Eine Datei mit Formatfehlern gilt nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 nur als sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format. Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, ist eine solche Rechnung nicht ordnungsmäßig und berechtigt den Empfänger dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug; ist sie inhaltlich richtig und vollständig, bleibt ihm der Vorsteuerabzug nach Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE in der Regel trotzdem möglich.

Quellen:
§ 14 UStG — § 14 Abs. 1 und 2 UStG (Pflicht zur E-Rechnung zwischen inländischen Unternehmern) (Quelle)
§ 27 UStG — § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung bis 31.12.2027, Umsatzgrenze 800.000 Euro, EDI-Verfahren) (Quelle)
BMF-Schreiben E-Rechnung — BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Rn. 6a: Datei mit Formatfehlern; Abschnitt 14.1 UStAE: Übermittlungswege; Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE: Vorsteuerabzug) (Quelle)

Sonderfälle

Drei Konstellationen sollten Sie mit Ihren Mandanten frühzeitig klären.

• Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 19 UStG), Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise: von der Versandpflicht ausgenommen, sie dürfen immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Die Empfangspflicht gilt aber auch hier — ein Kleinunternehmer muss eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.
• Auslandsumsätze: Ist einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig, besteht nach deutschem Recht keine Pflicht zur E-Rechnung; die Rechnung darf auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers elektronisch ausgestellt werden. Ob E-Invoicing-Vorgaben anderer Länder (z. B. Italien, Polen) den Umsatz betreffen, ist im Einzelfall zu prüfen. Reverse-Charge-Umsätze nach § 13b UStG zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern fallen dagegen unter die Pflicht.
• Dauerschuldverhältnisse und Verträge: Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, genügt bei Mieten oder Wartungsverträgen eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, die den Vertrag als Anhang enthält oder erkennbar als Dauerrechnung ausgestellt ist. Ändern sich die Pflichtangaben, ist die E-Rechnung zu berichtigen oder neu auszustellen. Für eine zulässig als sonstige Rechnung erteilte Dauerrechnung muss keine zusätzliche E-Rechnung ausgestellt werden, solange sich die Angaben nicht ändern (Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE).

Quellen:
§ 14 UStG — § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG (E-Rechnung nur, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind) (Quelle)
§ 33 UStDV — § 33 UStDV (Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro, immer als sonstige Rechnung zulässig) (Quelle)
§ 34 UStDV — § 34 UStDV (Fahrausweise als Rechnungen) (Quelle)
§ 34a UStDV — § 34a UStDV (Rechnungen von Kleinunternehmern) (Quelle)
BMF-Schreiben E-Rechnung — BMF-Schreiben vom 15.10.2025, III C 2 - S 7287-a/00019/007/243 (Rn. 17: Umsätze nach § 13b UStG und Empfangspflicht von Kleinunternehmern; Abschnitt 14.1 Abs. 19 UStAE: Dauerrechnungen) (Quelle)

Kanzlei-Checkliste für 2026

Bis Ende 2026 sollten Sie pro Mandant diese Punkte abgeschlossen haben.

• Empfangsadresse für E-Rechnungen festgelegt und in der Mandantenstammdatei dokumentiert
• Verarbeitungspipeline definiert: wer öffnet, validiert, bucht, archiviert
• Aufbewahrungs-Workflow für strukturierte Daten (XML) plus PDF-Vorschau geklärt
• Vorjahresumsatz pro Mandant erhoben — wer fällt 2027 in die Versandpflicht?
• Versandseitige Software-Versionen erfasst und Update-Plan terminiert
• AVV mit allen E-Rechnungs-Dienstleistern (Peppol-Access-Point, Cloud-Inbox) geprüft
• Mandanten-Anschreiben vorbereitet mit Erklärung der Pflicht und der gemeinsamen Vorbereitung

Quellen:
§ 27 UStG — § 27 Abs. 38 UStG (Umsatzgrenze 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr) (Quelle)
Art. 28 DSGVO — Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeiter, Vertrag zur Auftragsverarbeitung) (Quelle)

Was PrimeBalance konkret abdeckt

E-Rechnungen sind in PrimeBalance kein Zusatzmodul. Empfang und Prüfung laufen derzeit im Sandbox-Test; einen Versand und eine abrufbare Ausgabe von E-Rechnungen gibt es nicht. E-Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD/Factur-X, auch als in ein PDF eingebettetes XML, liest PrimeBalance aus, legt das Original unverändert ab und übernimmt die Rechnung in die Offenen Posten. Fehlen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum oder Rechnungsbetrag, nimmt PrimeBalance die Datei nicht an; zu weiteren fehlenden Angaben wie Fälligkeit, IBAN oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers gibt es Hinweise aus. Eine vollständige Prüfung gegen die Regeln der EN 16931 führt PrimeBalance nicht aus. Peppol-Rechnungen empfängt PrimeBalance über den Zugangspunkt e-invoice.be, derzeit im Sandbox-Betrieb.

Das ersetzt keine Mandanten-Vorbereitung — für die Versandpflicht 2027/2028 muss jeder Mandant ohnehin sein eigenes ERP oder Rechnungssystem aktualisieren. Aber die Kanzlei kann eingehende und ausgehende E-Rechnungen ihrer Mandate in PrimeBalance auslesen und in die Offenen Posten übernehmen, sobald die Dateien dort ankommen. Ausstellen und Versenden bleiben Sache des Rechnungssystems des Mandanten.