Stufenplan: Wer muss wann?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber einen klaren Zeitplan für die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich vorgegeben. Empfangen müssen seit dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen — also auch jeder Mandant Ihrer Kanzlei. Die Pflicht zum Versand wird gestaffelt eingeführt.
- Seit 01.01.2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmer (B2B). Die Empfangsfähigkeit ist der erste Schritt — kein Mandant darf eine eingehende E-Rechnung noch ablehnen.
- Bis 31.12.2026: Übergangsregel. Papier- und PDF-Rechnungen sind in der Ausgangsrechnung weiterhin zulässig — wenn der Empfänger zustimmt.
- Ab 01.01.2027: Versandpflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz > 800.000 Euro. PDF und Papier sind in dieser Gruppe nicht mehr zulässig.
- Ab 01.01.2028: Versandpflicht für alle Unternehmer im B2B (außer Kleinunternehmer nach § 19 UStG, sofern dort keine Pflicht besteht).
Quellen
- Wachstumschancengesetz — BGBl. I 2024 S. 108 (Wachstumschancengesetz)
- § 14 UStG — § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) (Quelle)
Was ist eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Eine E-Rechnung im Sinne von § 14 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das die elektronische Verarbeitung ermöglicht. Wichtig: ein PDF ist im Sinne der neuen Pflicht keine E-Rechnung. Es ist eine "sonstige Rechnung" und während der Übergangsphase noch zulässig — aber spätestens ab 2027 nicht mehr für betroffene Unternehmen.
Das strukturierte Format basiert auf dem europäischen Norm-Standard EN 16931, dessen technische Spezifikation in CEN/TS 16931 dokumentiert ist. In Deutschland sind drei Implementierungen zulässig.
Die drei zulässigen Formate
XRechnung, ZUGFeRD 2.x und Peppol BIS Billing 3.0 sind alle EN-16931-konform. Für Kanzleien ist die Kompatibilität wichtig: ZUGFeRD ab 2.0.1 ist abwärtskompatibel mit XRechnung, sodass eine ZUGFeRD-Rechnung gleichzeitig den XRechnung-Anforderungen genügen kann.
- XRechnung — reines XML-Format. Pflichtformat für B2G (Aufträge der öffentlichen Hand) seit 2020. Im B2B zulässig, aber für Mandanten ohne ERP-System unhandlich, weil ohne PDF-Vorschau.
- ZUGFeRD 2.x — hybrides Format: PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Für Mandanten ideal, weil das PDF visuell wie eine traditionelle Rechnung aussieht und gleichzeitig maschinell verarbeitbar ist. Profile EXTENDED, EN16931 (=XRechnung-äquivalent), BASIC, BASIC WL, MINIMUM.
- Peppol BIS Billing 3.0 — internationaler Standard für die Übertragung über das Peppol-Netzwerk. Relevant für grenzüberschreitende EU-Rechnungen und für Mandanten, die ohnehin Peppol nutzen. Identisch im Datensatz mit XRechnung CIUS.
Empfangspflicht: was Mandanten heute schon vorbereiten müssen
Auch wenn der Versand für die meisten Mandate erst 2027 oder 2028 verbindlich wird — die Empfangspflicht gilt seit Januar 2025. Eine Kanzlei sollte für jeden Mandanten klären:
Erstens, die E-Mail-Adresse für den Empfang: typischerweise eine dedizierte Adresse wie rechnungen@mandant.de, die strukturiert ausgelesen werden kann. Eine private Postfachadresse ist nicht GoBD-konform, weil sie keine zuverlässige Eingangsdokumentation gewährleistet.
Zweitens, die Verarbeitungspipeline: eingehende E-Rechnungen müssen geöffnet, validiert, gegen die zugrundeliegende Lieferung oder Leistung geprüft, in die Buchhaltung übernommen und revisionssicher archiviert werden. Bei niedrigen Belegmengen geht das manuell; ab etwa 50 Eingangsrechnungen pro Monat lohnt sich Automatisierung.
Drittens, die Aufbewahrung: § 147 AO gilt unverändert. Acht Jahre für Buchungsbelege seit der Reform 2024 (vorher zehn). Entscheidend: das strukturierte Format muss erhalten bleiben — eine PDF-Konvertierung allein ist nicht ausreichend, das XML muss revisionssicher mit-archiviert werden.
Versandpflicht: was Mandanten ab 2027/2028 bereitstellen müssen
Mandanten mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro stellen ab 1. Januar 2027 ihre Ausgangsrechnungen ausschließlich als E-Rechnung aus. Dafür müssen drei Bausteine vorhanden sein.
Erstens, ein Rechnungssystem, das mindestens eines der drei zulässigen Formate erzeugt. Etabliertes ERP (SAP, DATEV Auftragswesen, Lexware Office) leistet das in der Regel ab spezifischen Versionen — die Kanzlei sollte vor Mitte 2026 die Versionsstände der Mandanten erheben.
Zweitens, eine Versandinfrastruktur. E-Mail mit XML-Anhang (XRechnung) oder PDF/A-3 (ZUGFeRD) ist zulässig. Für Peppol BIS Billing 3.0 ist ein Peppol-Access-Point Voraussetzung. Mehrere Anbieter stellen diesen als Service bereit.
Drittens, ein Validierungsschritt vor dem Versand. EN-16931-Konformität ist Pflicht; eine technisch ungültige Rechnung gilt als nicht ausgestellt und löst keine Vorsteuerabzugsberechtigung beim Empfänger aus.
Sonderfälle, die häufig übersehen werden
Drei Konstellationen führen in der Praxis zu Diskussionen mit Mandanten und sollten frühzeitig geklärt sein.
- Kleinunternehmer (§ 19 UStG): grundsätzlich von der Versandpflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht gilt aber auch hier — ein Kleinunternehmer muss eingehende E-Rechnungen verarbeiten können.
- Auslandsumsätze und Reverse-Charge: bleiben außerhalb der inländischen E-Rechnungspflicht. Hier gelten die Regeln des Empfänger-EU-Mitgliedstaats; manche Länder (z. B. Italien, Polen) haben strengere E-Invoicing-Vorgaben.
- Daueranträge und Verträge: wiederkehrende Rechnungen (Mieten, Wartungsverträge) müssen ebenfalls als E-Rechnung ausgestellt werden, sobald die Pflicht greift. Eine einmalige PDF-Anlage zum Vertrag ersetzt nicht die monatliche E-Rechnung.
Kanzlei-Checkliste für 2026
Bis Ende 2026 sollten Sie pro Mandant diese Punkte abgeschlossen haben.
- Empfangsadresse für E-Rechnungen festgelegt und in der Mandantenstammdatei dokumentiert
- Verarbeitungspipeline definiert: wer öffnet, validiert, bucht, archiviert
- Aufbewahrungs-Workflow für strukturierte Daten (XML) plus PDF-Vorschau geklärt
- Vorjahresumsatz pro Mandant erhoben — wer fällt 2027 in die Versandpflicht?
- Versandseitige Software-Versionen erfasst und Update-Plan terminiert
- AVV mit allen E-Rechnungs-Dienstleistern (Peppol-Access-Point, Cloud-Inbox) geprüft
- Mandanten-Anschreiben vorbereitet mit Erklärung der Pflicht und der gemeinsamen Vorbereitung
Was PrimeBalance konkret abdeckt
PrimeBalance unterstützt E-Rechnungen ab Tag 1 als Standardformat, kein Add-on. Eingehende XRechnung-, ZUGFeRD- und Peppol-Rechnungen werden von PrimeGuard validiert (EN-16931-Konformität, Pflichtangaben nach UStG, IBAN-Plausibilität, USt-IdNr.-Gegencheck) und vor der Verbuchung markiert, falls etwas auffällig ist. Ausgehende Rechnungen werden im gewählten Format mit der zugehörigen PDF/A-3-Vorschau erstellt; der XML-Datensatz wird zusammen mit der Buchung revisionssicher archiviert.
Das ersetzt keine Mandanten-Vorbereitung — für die Versandpflicht 2027/2028 muss jeder Mandant ohnehin sein eigenes ERP oder Rechnungssystem aktualisieren. Aber die Kanzlei selbst ist für eingehende und ausgehende Rechnungen ihrer Mandate handlungsfähig, sobald die Belege bei PrimeBalance ankommen.